Screeningsbeleid

Medewerkers van de gemeente Gouda hebben toegang tot persoonsgegevens, financiële middelen en vertrouwelijke informatie. Bovendien onderhouden zij direct contact met inwoners, waaronder ook kwetsbare groepen. Deze verantwoordelijkheden brengen inherente risico’s met zich mee. Daarom mag van medewerkers worden verwacht dat zij handelen met integriteit, betrouwbaarheid en de nodige zorgvuldigheid.

Juist vanwege deze bevoegdheden en het bijbehorende publieke vertrouwen kan de gemeente zich niet uitsluitend baseren op een zorgvuldige selectieprocedure. Het is noodzakelijk om vooraf te beoordelen of een kandidaat geschikt en betrouwbaar is voor de betreffende functie. In de praktijk vormt screening daarom een belangrijk instrument om risico’s als integriteitsschendingen, fraude, misbruik van bevoegdheden en belangenverstrengeling te beperken of te voorkomen.

Doelstelling en reikwijdte

Dit beleid heeft als doel:

Het bevorderen van integriteit en betrouwbaarheid van medewerkers;
Het beperken van risico’s zoals fraude, belangenverstrengeling, ongeschiktheid of misbruik van bevoegdheden;
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen op het gebied van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), de Cyberbeveiligingswet (Cbw) en de Wet op de identificatieplicht (WID).

Dit beleid geldt voor:

Alle externe sollicitanten voor vaste of tijdelijke functies binnen de gemeente Gouda;
Interne sollicitanten bij functiewijziging of bevordering, indien functie een andere soort Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vraagt dan eerder is aangeleverd;
Ingehuurd personeel (bijvoorbeeld via uitzendbureaus, detacheerders of zzp’ers);
Alle anderen die werkzaamheden voor of namens de gemeente verrichten, ongeacht de rechtspositie of contractvorm (zoals stagiaires, vrijwilligers, trainees, werkervaringsplaatsen en vergelijkbare functies).

Uitgangspunten

De uitgangspunten van de screening zijn als volgt:

Screening is altijd proportioneel: de zwaarte van de screening is afhankelijk van de risico’s die aan een functie zijn verbonden.
Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens conform de AVG.
Sollicitanten worden vooraf geïnformeerd over de screening en het doel daarvan.
Gegevens worden alleen gebruikt voor het beoogde doel, beperkt opgeslagen, en na afronding verwijderd. Gegevens worden binnen 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd.
Gelijke gevallen worden gelijk behandeld. De gemeente past dit screeningsbeleid consequent en uniform toe. Vergelijkbare functies worden op gelijke wijze gescreend en afwijkingen zijn
alleen toegestaan indien daarvoor een objectieve reden bestaat.

Onderdelen van screening

De screening bestaat uit de volgende onderdelen:

Identificatie

De kandidaat is verplicht om op verzoek van de gemeente Gouda (vanaf hier ‘de gemeente’) het originele identiteitsdocument te overleggen zodat hiervan kan worden kennisgenomen tijdens het wervingsproces. De gemeente vraagt daarnaast een goed leesbare kopie of scan van het identiteitsbewijs op, inclusief beide zijden bij een ID-kaart of alle relevante pagina’s bij een paspoort, waaronder de pagina’s waarop de persoonsgegevens zichtbaar zijn zoals de pasfoto, het documentnummer, het burgerservicenummer en de nationaliteit. Deze kopie wordt conform de wettelijke verplichtingen opgenomen in het personeelsdossier en wordt ten minste 5 jaar bewaard na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd.

Diplomacertificaten en opleiding

De gemeente controleert de opgegeven opleidingen van sollicitanten zo veel mogelijk bij de bron. Indien het diploma is opgenomen in het diplomaregister van DUO, verifieert de recruiter of de gegevens overeenkomen met het door de kandidaat verstrekte cv en diploma’s. Indien de opleiding niet voorkomt in het register of als twijfel ontstaat over de echtheid, vraagt de recruiter de sollicitant om een gewaarmerkte kopie van het diploma of certificaat op te vragen bij de betreffende onderwijsinstelling.

In uitzonderingsgevallen waarin de sollicitant geen diploma kan overleggen, bijvoorbeeld wanneer het diploma is behaald vóór de invoering van het diplomaregister en geen duplicaat beschikbaar is, kan worden afgeweken van de standaardprocedure. In zulke gevallen beoordeelt de leidinggevende, in overleg met de afdeling HRM, of relevante werkervaring en aanvullende bewijsstukken (zoals verklaringen van eerdere werkgevers) voldoende vertrouwen bieden in de gestelde opleidingsachtergrond. Deze afweging wordt schriftelijk vastgelegd in het personeelsdossier.

Werkervaring en referentiecheck

Het cv van de kandidaat wordt zorgvuldig gecontroleerd op consistentie en volledigheid. Hierbij wordt gelet op hiaten, overlappende perioden of opvallende sprongen in werkverleden. Indien nodig wordt toelichting gevraagd tijdens het gesprek. De referentiecheck vormt een aanvulling hierop. Mits de sollicitant toestemming geeft, neemt de gemeente contact op met een of meer referenten om informatie te verifiëren over de aard en duur van het dienstverband en het functioneren in relatie tot de nieuwe functie. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie, en wordt met de sollicitant besproken indien daar aanleiding toe is.

Assessment

Een assessment kan onderdeel zijn van de selectie- en screeningsprocedure. Dit wordt vooraf vermeld in de vacaturetekst en tijdens de sollicitatieprocedure toegelicht. Het assessment wordt ingezet om een objectieve indruk te krijgen van de competenties, persoonlijkheid en/of cognitieve vaardigheden van de kandidaat, in relatie tot de eisen van de functie.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Elke medewerker die bij de gemeente in dienst treedt, is verplicht een geldige VOG te overleggen. De gemeente bepaalt aan de hand van de vastgestelde functielijst welk screeningsprofiel van toepassing is en zet de aanvraag voor de juiste VOG in gang. Bij functiewijziging wordt beoordeeld of de eerder afgegeven VOG nog toereikend is. Indien dat niet het geval is, wordt een nieuwe VOG gevraagd vóór de wijziging ingaat. Daarnaast is binnen de gemeente een systeem van periodieke screening ingericht:

Voor reguliere functies wordt elke 4 jaar opnieuw een VOG aangevraagd;
Voor functies waarvoor een VOG met politiegegevens is vereist, wordt elke 2 jaar een nieuwe VOG opgevraagd.

De gemeente bewaakt dit proces en signaleert wanneer de nieuwe aanvraag nodig is. Indien een medewerker weigert een nieuwe VOG aan te leveren of een negatieve VOG ontvangt, kan dit rechtspositionele gevolgen hebben waarbij gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

Nevenwerkzaamheden

Voorafgaand aan indiensttreding is elke werknemer verplicht om alle nevenwerkzaamheden te melden, in overeenstemming met de geldende Regeling Nevenwerkzaamheden van de gemeente Gouda. Dit geldt ook voor politieke nevenwerkzaamheden. Tijdens het sollicitatie- of arbeidsvoorwaardengesprek wordt actief gevraagd naar nevenwerkzaamheden, belangen of situaties die tot (de schijn van) belangenverstrengeling kunnen leiden. De leidinggevende beoordeelt of er sprake is van een conflict met de uit te oefenen functie en bespreekt dit met de afdeling HRM. Ook tijdens het dienstverband geldt de meldplicht bij nieuwe of gewijzigde nevenactiviteiten onverkort.

Openbare bronnen onderzoek

De gemeente Gouda doet, als aanvullend onderdeel van de screening, een openbaar bronnen onderzoek naar de sollicitant.

Het openbare bronnen onderzoek wordt uitgevoerd door de leden van de selectiecommissie en beperkt zich tot vrij toegankelijke informatie uit openbare bronnen, zoals reguliere zoekmachines en openbaar toegankelijke zakelijke socialmediaplatforms (bijvoorbeeld LinkedIn). De informatie wordt alleen gebruikt wanneer deze relevant is voor de functie en wordt zorgvuldig en met terughoudendheid beoordeeld. Indien er bevindingen zijn die de beoordeling van de kandidaat kunnen beïnvloeden, worden deze altijd met de sollicitant besproken, waarbij ruimte wordt geboden voor toelichting.

Bij het uitvoeren van het openbare bronnen onderzoek worden de beginselen van de AVG strikt nageleefd. Dit betekent onder meer dat:

Alleen informatie wordt verzameld die noodzakelijk is voor de functie;
De gegevens niet langer worden bewaard dan nodig en uiterlijk 4 weken na afronding van de procedure worden verwijderd;
De resultaten niet worden gedeeld buiten de selectiecommissie.

Screening van inhuur en externen

Bij inzet van ingehuurd personeel of derden gelden de volgende richtlijnen:

Een geldige VOG.
Externen dienen een geheimhoudings- én integriteitsverklaring aan te leveren.
Gemeente kan op elk moment referentie navragen bij het bureau of aanvullende screening verlangen.

AVG

De gemeente Gouda verwerkt bij screening persoonsgegevens. Zie voor meer informatie, over bijvoorbeeld de bewaartermijnen, de Privacyverklaring Medewerkers en de Privacyverklaring Gemeente Gouda.

Inwerktreding

Dit screeningsbeleid is door de directie van de gemeente Gouda vastgesteld op 5 februari 2026, met instemming van de ondernemingsraad op 2 juli 2026. Dit screeningsbeleid treedt in werking op 2 juli 2026.