Managementassistent

Administratief/secretarieel
HBO
Vast
Uitvoerend/ondersteunend
32 uur
Direct solliciteren

Je kunt nog solliciteren t/m 30-05-2022

Zoek jij een baan waarin je veel van jezelf kwijt kunt? Waar jouw mening telt en jouw ervaring en enthousiasme op waarde geschat wordt? Solliciteer dan bij de gemeente Gouda. Als #smaakmaker kun je hier je tanden zetten in meer dan kaas en stroopwafels! Zo zoeken we een managementassistent die niet bang is om de mouwen op te stropen en het leuk vindt om samen te werken in een gedreven team.  

Met wie ga je werken? 

Als managementassistent maak je deel uit van de afdeling bestuurs- en managementondersteuning (BMO). De afdeling bestaat uit een afdelingshoofd, coördinator, bestuursondersteuners, communicatieadviseurs, medewerker kabinet en representatie, stakeholder manager, strategisch adviseur en in totaal acht managementassistenten. 

De managementassistenten zijn verdeeld in twee teams: BMO-A en BMO-B. De verschillende afdelingen van onze organisatie zijn evenredig verdeeld. Als nieuwe collega wordt je het aanspreekpunt voor de afdelingen ruimtelijk beleid en advies en beheer openbare ruimte. 

Wat ga je doen? 

Je wordt onderdeel van het team BMO-B. Samen met je collega managementassistenten ondersteun je afdelingshoofden, coördinatoren en medewerkers. Afgelopen maart waren de gemeenteraadsverkiezingen en we verwachten dat de onderhandelingen eind juni zijn afgerond. Daarna breekt een dynamische periode aan waarbij de gemeente zich klaarmaakt voor een nieuwe bestuursperiode van vier jaar. 

Je werkzaamheden onder elkaar:

  • Je maakt en bewaakt (complexe) afspraken in de agenda van het afdelingshoofd en andere medewerkers.
  • Je fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning.
  • Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
  • Je verwerkt inkomende post en mail o.a. voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor.
  • Je verwerkt uitgaande post voor het afdelingshoofd en andere medewerkers van de afdeling.
  • Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten.
  • Je beheert het digitale archief van het afdelingshoofd.
  • Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen.

Waarom is dit de baan voor jou? 

Deze functie is leuk, uitdagend en dynamisch. Geen dag is hetzelfde, je moet snel kunnen schakelen en veel ballen tegelijkertijd in de lucht kunnen houden. Je bent de spil van de afdelingen waar je voor werkt en daardoor krijg je veel informatie. De afdelingen weten jou altijd te vinden en jij zorgt ervoor dat alles voor hen op rolletjes loopt! Doordat je voor veel verschillende mensen werkt en iedereen anders is, blijft het afwisselend. Je komt te werken in een collegiaal en gezellig team waarbij samenwerking hoog in het vaandel staat. 

Wat zegt je collega? 

“Ik werk graag voor de gemeente Gouda omdat ik het leuk vind om iets bij te dragen aan de maatschappij en de gemeente waarin ik woon. Je bent de spil van de afdeling en krijgt veel verantwoordelijkheid! Daar haal ik mijn voldoening uit.”

Wat heb jij in huis? 

Je bent enthousiast, een teamspeler en je stroopt graag je mouwen om. Met jou aan boord is het altijd goed geregeld. Je bent de solide factor die alle spreekwoordelijke ballen in de lucht houdt. 

Verder herken je jezelf in de onderstaande punten:

  • Een MBO werk- en denkniveau.
  • Minimaal twee jaar relevante werkervaring.
  • Een klantgerichte en collegiale instelling.
  • Bij drukte vind je het geen probleem om extra klussen op te pakken
  • Je bent bekent met Outlook en iBabs.  
  • Het is een pré als je beschikt over gemeentelijke ervaring.
  • Je werkdagen zijn bij voorkeur: maandag, dinsdag, woensdag en vrijdag.

Competenties:

  • Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken.
  • Je kan heel goed plannen en organiseren, werkt nauwkeurig en resultaatgericht. 

DIT BIEDEN WIJ:

Werken bij de meest smaakvolle stad van Nederland

Gouda is van oudsher de stad van kaas en stroopwafels. Smaakvol en divers! Een leuke, middelgrote stad met grootstedelijke uitdagingen; want Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Daarom zijn we ook zoek naar #smaakmakers, want jouw ideeën en kennis kunnen we goed gebruiken! Welke smaak voeg jij toe aan Gouda? 

Wat bieden wij naast smaak? 

  • Als jouw werk het toelaat behoort hybride werken tot de mogelijkheden, waarbij we een goede werk-privé balans centraal stellen
  • Mooi modern, centraal gelegen, Huis van de Stad met een #smaakvol bedrijfsrestaurant;
  • Goede ICT voorzieningen met o.a. een ruime keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken; 
  • Ruim aanbod secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
  • Individueel keuzebudget van 17,05 % wat je kunt inzetten voor verschillende doelen zoals bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof; 
  • Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling met jouw eigen ontwikkelbudget; 
  • Groot aanbod op het gebied van jouw ontwikkeling en vitaliteit via de GoudAcademie, zoals opleidingen, (online)trainingen, e-learnings, webinars, masterclasses en e-books;
  • < 35 jaar? Sluit je aan bij ‘Jong Goud’ voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.

Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl

Salaris en contract

Het gaat om een functie voor 32 uur, waarbij we altijd met een contract voor een jaar starten. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en betreft maximaal € 3.018 ,– bruto per maand bij 36 uur (schaal 6).

Enthousiast?

Wil je ook als #smaakmaker bij ons aan de slag? Solliciteer dan meteen via de button dit kan tot en met 30 mei as. De eerste gesprekken worden aansluitend ingepland.

Meer weten? 

Meer informatie over de functie kun je opvragen bij Bettina Verbeek, coördinator bij afdeling bestuurs- en managementondersteuning via telefoonnummer 06-433 85 205. Voor vragen over de procedure kan je terecht bij Alexandra Snouck Hurgronje, recruiter afdeling HRM, via 06-43385523.

SOLLICITATIEPROCEDURE:

Na de sluitingstermijn van de vacature krijg je zo snel mogelijk een reactie op jouw sollicitatie. Na een eerste selectie benaderen we de kandidaten voor een sollicitatiegesprek. We houden maximaal 3 sollicitatiegesprekken, afhankelijk van de geldende maatregelen zullen de gesprekken fysiek of via ZOOM plaatsvinden. Eventueel maken we gebruik van een referentieonderzoek en/of (online) assessment. Ben jij onze #smaakmaker, dan krijg je nog een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Van al onze nieuwe collega’s vragen we een verklaring omtrent gedrag (VOG).  

Flexibiliteit Integriteit Stressbestendigheid Zelfstandigheid Creativiteit Klantgerichtheid Mondelinge communicatie Samenwerken Schriftelijke communicatie Initiatief Kwaliteitsgerichtheid Nauwkeurigheid Plannen en organiseren

Direct solliciteren

Je kunt nog solliciteren t/m 30-05-2022

Direct solliciteren

Sollicitatieformulier

Aanhef*
Naam*
E-mailadres*
Toegestane bestandstypen: pdf, doc, docx, Max. bestandsgrootte: 5 MB.
Toegestane bestandstypen: pdf, doc, docx, Max. bestandsgrootte: 5 MB.
Toestemming*
Hidden
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.